Het INVOIC-bericht is de standaard binnen EDIFACT voor het verzenden en ontvangen van facturen. Hiermee kunnen organisaties hun facturatieproces automatiseren en eenduidig structureren. Denk aan gegevens zoals factuurnummer, klantgegevens, artikelinformatie, te betalen bedragen en betaaltermijnen.
Structuur en inhoud
In het INVOIC-bericht staan onder andere:
- Factuurgegevens: Factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum
- Klant- en leveranciersinformatie: Gegevens en referenties voor het soepel verwerken van betalingen
- Artikel- en prijsdetails: Specifieke omschrijvingen van producten of diensten, aantallen en eenheidsprijzen
- Eventuele kortingen en toeslagen: Bijvoorbeeld staffelkortingen of transportkosten die op totaalniveau of artikelniveau van toepassing zijn
Waarom INVOIC essentieel is
- Vermindert handmatige fouten: Het factuurproces wordt geautomatiseerd, waardoor gegevens slechts eenmaal hoeven te worden ingevoerd.
- Snellere afhandeling: Een elektronisch bericht kan direct in het boekhoudsysteem worden ingelezen, wat de administratiedruk verlaagt.
- Betere cashflow: Doordat facturen sneller worden verwerkt, kan ook de betalingstermijn beter worden bewaakt en nagekomen.
Integratie met GS1-standaarden
Net als bij andere EDI-berichten (ORDERS, DESADV) kunnen in het INVOIC-bericht GS1-codes worden gebruikt, zoals GTIN (Global Trade Item Number) voor productidentificatie en GLN (Global Location Number) voor locaties. Zo blijft de gehele administratie van bestelling tot en met facturatie eenduidig en traceerbaar.
Conclusie
Het INVOIC-bericht vormt een cruciaal onderdeel van een gestroomlijnde EDI-omgeving. Door de factureringsgegevens nauwkeurig en uniform uit te wisselen, vermindert u de kans op fouten, verbetert u de financiële verwerking en maakt u de volledige supply chain—van bestelling tot betaling—transparant en efficiënt.