Het ORDERS-bericht is binnen EDIFACT de standaard voor het digitaal versturen en ontvangen van bestellingen (purchase orders). Met dit bericht kunnen bedrijven gestructureerd en eenduidig aangeven welke producten worden besteld, in welke hoeveelheden en tegen welke prijzen. Een ORDERS-bericht vormt daarmee de eerste stap in het proces van orderverwerking en biedt de basis voor verdere berichten, zoals de DESADV (Despatch Advice) en INVOIC (Factuur).
Structuur en inhoud
In het ORDERS-bericht vindt u alle relevante details over de order, waaronder:
- Klant- en leveranciersgegevens: Denk aan NAW-gegevens en GS1-standaarden zoals GLN (Global Location Number) voor de identificatie van locaties.
- Artikelnummers (GTIN): Artikelen worden eenduidig benoemd via GS1-standaarden, zodat elke partij exact weet om welke producten het gaat.
- Hoeveelheden, prijzen en leverdata: Specificaties over de gevraagde aantallen, eventuele prijskortingen en de gewenste leverdatum.
- Orderreferenties: Unieke ordernummers en eventuele referentienummers die door beide partijen gebruikt worden voor een vlotte administratieve afhandeling.
Waarom ORDERS essentieel is
- Efficiëntere orderverwerking: Door gestandaardiseerde data-uitwisseling is er minder handmatige invoer nodig, wat de kans op fouten drastisch verlaagt.
- Snellere reactietijd: Leveranciers zien direct welke producten en aantallen worden gevraagd en kunnen de order zonder vertraging verwerken.
- Naadloze koppeling met andere berichten: In combinatie met onder andere het DESADV- en INVOIC-bericht ontstaat een volledig geautomatiseerde order-to-cash-keten.
- Betrouwbare keteninformatie: Door gebruik te maken van GS1-codes blijft de product- en locatie-informatie gedurende het hele proces identiek, wat de traceerbaarheid verhoogt.
Integratie met GS1-standaarden
Het ORDERS-bericht kan volledig geïntegreerd worden met GS1-standaarden. Zo worden artikelen geïdentificeerd door GTIN’s, en locaties door GLN’s. Dit zorgt voor eenduidige product- en locatieherkenning in de hele supply chain. Daarmee ontstaat een uniforme datastroom die niet alleen de orderafhandeling versimpelt, maar ook de voorraadbeheersing en rapportage verbetert.
Conclusie
Het ORDERS-bericht is een cruciaal onderdeel in een geautomatiseerd EDI-proces. Door de gestructureerde en uniforme uitwisseling van orderinformatie kan de supply chain efficiënter werken, de foutkans afnemen en de klanttevredenheid toenemen. Bovendien legt het de basis voor vervolgstappen zoals verzending (DESADV) en facturatie (INVOIC), waardoor bedrijven optimaal kunnen profiteren van end-to-end EDI.